【心を軽くする仕事術２】紙はスキャンしてデータ化する
心を軽くするその他の仕事術を紹介します。
紙は極力スキャンしてデータ化する
私の職場は紙の資料をデータ化して保存するソフト「DocuWorks」
というものを導入しペーパーレス化を推奨しています。
会社として推し進めているというのもありますが、
紙の資料は必要最低限のみ手元に残して
他はスキャンしデータ化しています。
データ化するメリットは以下の３点。
①検索が圧倒的に簡単になる
②無駄な意志決定の頻度が減る
③再利用出来るようになる
【①検索が圧倒的に簡単になる】
最大のメリットはなんと言っても検索性が高まることです。
トヨタ自動車では「書類は１０秒以内に取り出す」というルールがあるようです。
私もそれに倣って全ての書類は１０秒以内に取り出せるように工夫しています。
本来書類を取り出す作業は整理整頓をしていればどんなに遅くとも１０秒かかりません。
ですから１０秒以上は無駄な時間なので０にするべきです。
しかしこの不要な作業に貴重な時間を奪われている人、
以外に多いなと感じます。
紙のデータはどこに置いてあるか覚えていなければなりません。
枚数が少なければ良いですが、
枚数が膨大になったり時間が経ってしまったりすると
保存場所を忘れてしまうリスクが高まります。
しかしデータ化していればその心配はほとんどありません。
決まった方法に従って保存していれば紛失することはまずないでしょう。
私は保存方法として
「自分専用のデータフォルダ」を作るか
「Evernote」を活用しています。
［iOS版］
［Android版］
特にEvernoteの検索機能は秀逸で、
検索するときに使うであろうキーワードを題名にして保存して
すぐに引っかかるようにして工夫しています。
またOCR機能でPDF化したデータも文字検索してくれるので
保存した資料の検索性にとても優れています。
書類整理には欠かせないツールです。
（Evernoteの活用法については後日まとめたいと思います。）
【②無駄な意志決定の頻度が減る】
検索性が上がることで紙をどこに保存しているか記憶しておく必要がなくなります。
つまりそのことを忘れてしまって良いのです。
この安心感が心を軽くする上で欠かせないのです。
それだけではありません。
人間の脳は無意識にモノが発するメッセージを受信してしまっています。
無駄な資料が目に入るだけで
「この書類はいつ処分しようか。」
「このまま置いておいていいかな。」
「来年使うかもしれないし置いておくか？もう破棄してしまおうか？」
など細かい意志決定を迫られているのです。（無意識下で）
ですから無駄な情報は視界に入らないようにカット！
積極的にデータ化してしまいましょう。
【③再利用出来る】
データ化していれば印刷してしまえば再利用できます。
もしくは書き込みが出来るPDFの機能などを利用すれば、
手書きではなくデジタルに綺麗に仕上げることもできます。
また社内のメンバーに共有する際も、
データであれば一瞬で複数人にシェアすることができます。
誰でもすぐに使ってもらえるようになります。
その他データ化することで省スペース化することもできますので
空間を有効活用できるようになる等良いことがたくさんあります。
以上心を軽くする仕事術２でした！
積極的に紙の資料はデータ化していきましょう！
