【仕事術】GTDでストレスフリーになる④
GTD第3弾です。
～第１弾～
【仕事術】ストレスフリーになる方法① - 【仕事と人生を楽しもう】１日３分のライフハック知恵袋
～第２弾～
【仕事術】ストレスフリーになる方法② - 【仕事と人生を楽しもう】１日３分のライフハック知恵袋
～第３弾～
【仕事術】GTDでストレスフリーになる③ - 【仕事と人生を楽しもう】１日３分のライフハック知恵袋
「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術（デビッド・アレン (著), 田口 元 (監修, 監修)）」を使ってGTDとはなにかの深堀りをしています。
本日はGTD２つ目のステップである「処理」についてまとめます。
処理とは？
ひとことで言えば
「気になること」に対して行動を起こす前の下準備
といった感じです。
この処理のフローをすっ飛ばしてタスクの処理に移ろうとするのは
丸腰で戦場にいくようなものです。
計画を立てて下準備をしてこそ実行に移れるのです。
さて処理には、
①「これは何か？」を考える。
②「行動を起こす必要があるか？」を考える。
という２つのフローがあります。
①「これは何か？」を考える。
みなさんも職場のデスクを見渡してもらって、
そのまま放置されているタスクはないでしょうか？
例えば
手元に届いた書類にさっと目を通して脇に置いていたり、
送られてきたメールを返信せず保留にしていたり、
「これってどうしないといけないんだっけ？」という問いを明確にせずに
置かれてしまっているタスクがあると思います。
この問いに対して
「このタスクはこのためにやるのだ」
と答えを出すところから始めましょう。
②「行動を起こす必要があるか？」を考える。
次に問うべき質問は
「自分はそれについての行動を起こす必要があるのか？」です。
仮に答えがノーであれば次の３種類に分けて管理します。
- 現時点では無価値で、もう必要のないもの（ゴミ）
- 今やる必要がないが、いつか行動する必要が出るかもしれないもの（保留）
- あとで必要になるかもしれない情報（資料）
仮に答えがイエスであれば次の２つの判断が求められます。
- どのような結果を求めているのか。
- 次にとるべき具体的な行動は何か。
１．どのような結果を求めているのか。
「どのような結果をもとめているのか。」
というのは、
その仕事がどのような状態になったら終わりなのか、を明確にすることです。
GTDではこの結果に至るまでのプロセスを「プロジェクト」
と呼んで管理していきます。
２．次にとるべき具体的な行動は何か。
「次にとるべき具体的な行動は何か。」とは
具体的に目に見える行動を明文化することです。
例えば「送別会の幹事をする」という仕事があったときに、
・送別会の参加者を口頭で確認する。
・お店の候補を〇〇さんに聞いて決定する。
・ネットで電話番号を検索して予約の電話をする。
・送別会の日時場所を参加者にメールで送る。
などといった具合に行動を明文化することがここで行うべきことです。
そしてこの行動も３つに分類することで処理を進めます。
- 今すぐやる：２分以内に完了できるものは直ちに着手する。
- 誰かに任せる：２分以上かかることは自分ですべきか考える。答えがノーなら他の人に任せる。
- あとでやる：２分以上かかり自分ですべきなら「次にとるべき行動」に加えて、適切なタイミングで見直せるようにする
実はここで出てくる「２分」という時間が結構肝だったりします。
１分では短すぎて処理できない、
かといって３分かかる仕事は長くなりやすい、
２分という時間がちょうど良いのです。
この２分間は厳密に守ることを前提に判断を下しましょう。
そして次に自分ではなく誰かに任せられる事柄かどうか。
自分がやったほうが早い、などと考えるのではなく
自分のするべきことに集中するために
ここは思い切って人の力を借りるようにしましょう。
ここまでが処理のフローです。
明日はGTD第三フェーズの「整理」に入っていきます！
【1601字/40分50秒】
