【仕事術】ストレスフリーになる方法②

GTD第２弾です。

～昨日の記事～

【仕事術】ストレスフリーになる方法① - 【仕事と人生を楽しもう】１日３分のライフハック知恵袋

「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術（デビッド・アレン (著), 田口 元 (監修, 監修)）」を使ってGTDとはなにかの深堀りをしています。

心を澄んだ状態にする

スポーツの世界では「ゾーン」に入る、という言葉が使われることがありますが、

言い換えると「何ものにも囚われることなく全ての神経が目の前のことに注がれている状態」を指します。

デイビッドアレン氏は仕事においてもこの状態を目指すことが出来ると断言しており、

仕事でゾーンに入る＝心が澄んだ状態になる、と定義しています。

そして心が澄んだ状態になるには

「やるべきこと・やりかけの仕事」をうまく管理する方法、

すなわちGTDが必要になるのです。

しかし「やりかけの仕事」の管理がうまくできていない人が多いのが現状です。

「やりかけの仕事」に意識を向けて、

その意味を見極め、

何をすべきか決断することに二の足を踏んでいます。

なぜ「やりかけの仕事」が気になるのか？

私達の頭の中で「やりかけの仕事」を以下のような状態で保留してしまっています。

・求めている結果がはっきりしていない状態。

・次にとるべき物理的な行動が定義されていない状態

・求めている結果や次にとるべき行動を適切なタイミングで思い出させてくれるリマインダーが設定されていない状態。

これらの状態で放置されている限り、

私達の心は「やりかけの仕事」に対して不安を抱き続けます。

《求めている結果がはっきりしていない状態》

この仕事から何を得たいのか？最終的なゴールは何なのか？仕事に日々追われていると作業にばかり目が向きがちですが、一つ一つに仕事には本質的な価値や意味があるはずです。頭や心では少し考えれば答えが出ることも、あやふやな状態のままであれば心には不安を引き起こします。

《次にとるべき物理的な行動が定義されていない状態》

取るべき行動をTODOリストで管理する手法は一般的に用いられていますが、

その殆どはやるべきことを単に羅列しただけで、実際に必要な作業を書いたものにはなっていません。

例えば多くの人のDOTOリストは

「明日の社内プレゼンの準備をする」

「今日の訪問用に資料を作成する」

「来週の飲み会をセッティングする」

といった書き方になりがちです。

しかしこれでは不十分なのです。本来はそれを見れば行動スべきことがぱっと分かるレベルにまで噛み砕いておくべきなのです。

例えば「来週の飲み会をセッティングする」であれば

・日時の確認を上司に行い承認を得る。

・人数とメンバーをメールで確認する。

・お店に予約の電話を入れる。

といったような行動ベースのTODOに落とし込むことができます。

この行動ベースにまで落とし込むことができれば不安が湧き上がることはありません。

一方で前述のような大雑把な行動のみを書き出して放置していくと、

具体的な道筋が見えずに不安に襲われてしまうのです。

《求めている結果や次にとるべき行動を適切なタイミングで思い出させてくれるリマインダーが設定されていない状態》

頭の中に「やりかけの仕事」が残っている状態だと、ゆとりを持って全てをコントロールすることはできなくなります。

例えば仕事を書き出すことをせず、

全て頭の中で管理している場合

「この仕事を忘れないようにしておかないと」

「この仕事はあの日までにやっておかないと」

といった感覚が常につきまとうことになります。

これが心に不安を与えているのです。

この不安を払拭するためには

頭の中ではなく、頭の外の信頼できるツールで１００％管理されている状態を作り出すことです。

これができれば不安からは解放されるのです。

心の不安について解説してきました。

明日に続きます。

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