【時間術】全てのタスクを２０分で完結する①
昨日の続きです。
本日は仕事が計画通りに進められるようにするためのコツを書きます！
①時間の設定をはじめから２倍にする
１つ目の方法は「時間の設定をはじめから２倍にする」という方法です。
「プランニングの誤謬」という人間の特性を生かしてライフハック大全では
最初に時間の見積もりを行う際に、単純にその値を２倍にしておく
という方法が紹介されています。
「３時間でできそうだ」と思ったものは６時間に、「１日でできそうだ」と思ったものは２日として時間を割り当てる、という方法です。
この方法を使えばある程度時間を思い通りにコントロールできるようになり、
「予定が狂った」ということは起きにくくなるでしょう。
作業のスピードを早めるのではなく、そもそも計画の立て方自体を見直す、というのがこの方法のポイントです。
しかしこの方法だけでは時間の効率アップは望めません。
そこで次の方法がおすすめになります。
②「全てのタスクを２０分で区切る」
２つ目の方法は「全てのタスクを２０分で区切る」という方法です。
大概のタスクは２０分程度に区切ることができるといいます。
この方法については、
今年５月に書かれた堀さんの記事が参考になりますのでシェアしたいと思います。
仕事をすすめる上で「２０分」という時間は「絶妙な丁度よい長さ」です。
メールをまとめて処理する２０分、
会議の議事録を仕上げる２０分、
報告書の全体的な構成を固める２０分、
ある案件に関して情報収集に２０分、
といった具合に２０分単位で１日の計画を立てていくとテンポよく仕事をすすめることができます。
むしろここで時間を区切らずにタスクに着手するとどうなるか。
例えば情報収集なんかを例に取るとわかりやすい。
はじめは「１０分くらいで」と思って調べ始める。
すると想定していたような良いソースがなかなか見つからない。
もしくは派生した情報に手を広げしまって、関係のないニュースに目を奪われる。
そして気づけば３０分、１時間と時間を使ってしまっていた。
という経験一度はありませんか？？
こういった無駄な時間を過ごさないためにも２０分という枠組みを設けて
取り組むことが欠かせないのです。
強制的に２０分という枠組みの中で完結するクセを付けると、
適度な緊張感が生まれて時間の密度が濃くなっていきます。
この２０分の枠組みを意識する上で活躍するのが、先日ご紹介したこちらのタイマーです。
２０分毎にバイブで知らせてくれるので嫌でも２０分を意識せざるを得なくなります。
そんなに高い買い物ではないので気になった人はぜひとも一度お買い求めください。
明日は２０分タスク管理法を実際にやってみてわかった
「具体的な方法」と「コツ」についてご紹介したいと思います。
